Il 31 agosto 2022 è terminata la proroga, introdotta all’inizio della pandemia e durata oltre due anni, che derogava temporaneamente ai principi della legge 81/2017 in tema di accordi individuali, una regola che consentiva ai datori di lavoro di disporre l’utilizzo del lavoro agile in via unilaterale, anche con una semplice email.

Dal 1° settembre le imprese possono fare ricorso allo smart working solo se hanno preventivamente negoziato e sottoscritto con ciascun lavoratore un accordo conforme ai contenuti minimi richiesti dalla legge 81/2017. Potranno fare a meno di stipulare gli accordi solo quelle aziende dove già sono state siglate intese individuali prima della scadenza di agosto, a patto che siano conformi ai requisiti legali.

Il Ministero del Lavoro, con il decreto n. 149 del 22 agosto, ha inoltre reso strutturale la comunicazione semplificata dello smart working a decorrere dal 1° settembre 2022 da trasmettere al Ministero stesso entro 5 giorni dalla data di sottoscrizione dell’accordo. In fase di prima applicazione delle nuove modalità operative, l’obbligo della comunicazione al Ministero degli accordi potrà avvenire entro il 1° novembre 2022.

Sommario

Attivazione del lavoro agile – modalità operative. 2

Alcune caratteristiche del lavoro agile. 3

Orario di lavoro. 3

Strumenti di lavoro. 3

Trattamento economico. 3

Infortuni e malattie professionali 4

Privacy. 4

La comunicazione al Ministero. 4

Lavoratori con priorità per accesso al lavoro agile. 5

Cosa fare ora. 5

Attivazione del lavoro agile – modalità operative

Durante il periodo di emergenza è stato possibile attivare la procedura di Smart Working discrezionalmente dall’azienda attraverso tre 3 fasi “semplificate”:

• Predisposizione di un’autocertificazione (consigliata ma non obbligatoria)
• Invio dell’informativa sulla salute e sicurezza nel lavoro agile prevista dalla L.81/2017
• Invio comunicazione al Ministero del Lavoro

Dal 1° settembre 2022 la predetta procedura è “sostituita” dall’ordinaria previsione della L. 81/2017 in base alla quale l’azienda che vorrà continuare con tale modalità operativa dovrà procedere come segue:

1. Predisposizione di un accordo individuale scritto a tempo determinato o indeterminato, tra azienda e lavoratore, che disciplini le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali e regolamenti i seguenti aspetti:
   1. Forme di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro
   1. Tempi di riposo del lavoratore
   1. Strumenti utilizzati dal lavoratore e misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la sua disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro
   1. Condotte sanzionabili a livello disciplinare
   1. Eventuale diritto all’apprendimento

Nell’ambito dell’accordo individuale sarà possibile definire i “confini” del lavoro agile anche relativamente al numero di giorni/settimane per le quali è possibile fruire di tale modalità (esempio: obbligo di lavoro in azienda per almeno 2 giorni a settimana).

Inoltre particolare attenzione dovrà essere posta ai rischi in materia di protezione dei dati aziendali durante l’utilizzo di strumenti tecnologici in ambienti che possano recare minacce alla sicurezza.

L’accordo individuale potrà fare riferimento anche ad un regolamento che definisca, a livello generale, le caratteristiche dell’attività svolta in modalità agile, successivamente richiamato negli accordi individuali.

• Informativa sulla sicurezza: il datore di lavoro deve garantire la salute e la sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile e a tal fine consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro. Il lavoratore sarà tenuto a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali.
• Invio della comunicazione degli accordi al Ministero del Lavoro: il datore di lavoro sarà tenuto a comunicare telematicamente entro il termine di 5 giorni al Ministero del Lavoro i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile (senza la necessità di allegare gli accordi individuali, che rimangono comunque imprescindibili), secondo le modalità individuate con il Decreto del Ministro del Lavoro n. 149 del 22 agosto 2022. In sede di prima applicazione, come precisato dal Ministero del Lavoro con Notizia del 26 agosto 2022, l’obbligo della comunicazione potrà essere assolto entro il 1° novembre 2022.

Alcune caratteristiche del lavoro agile

Orario di lavoro

La prestazione di lavoro è resa senza precisi vincoli di orario, ma nel rispetto dei limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale derivanti dalla contrattazione collettiva.

Il datore di lavoro dovrà prevedere, all’interno dell’accordo individuale, alcune informazioni riguardanti l’orario di lavoro:

• il periodo entro il quale dovrà essere prevista la prestazione lavorativa. Ad esempio, dalle 7.00 alle 20.00. Questo periodo non rappresenta la durata della prestazione ma l’intervallo entro il quale la prestazione dovrà essere avviata e conclusa;
•  le ore di lavoro, così come contrattualmente previste (8 ore o quante previste in un rapporto di lavoro part-time);
• la durata della pausa, nel caso in cui la prestazione lavorativa vada oltre le 6 ore.

Strumenti di lavoro

Il datore di lavoro, di norma, fornisce la strumentazione tecnologica e informativa necessaria allo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile, per assicurare al lavoratore la disponibilità di strumenti che siano idonei all’esecuzione della prestazione e sicuri per l’accesso ai sistemi aziendali.

Se le parti concordano l’utilizzo di strumenti propri del lavoratore, provvedono a stabilire i criteri e i requisiti minimi di sicurezza da implementare e possono prevedere eventuali forme di indennizzo per le spese.

Trattamento economico

Il lavoratore ha diritto ad un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all’interno dell’azienda.

Infortuni e malattie professionali

Il lavoratore ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa anche quanto è resa all’esterno dei locali aziendali ed eseguita senza una postazione fissa.

Privacy

Il lavoratore in modalità agile deve trattare i dati personali cui accede per fini professionali in conformità alle istruzioni fornite dal datore di lavoro. Il lavoratore è inoltre tenuto alla riservatezza sui dati e sulle informazioni aziendali in proprio possesso e/o disponibili sul sistema informativo aziendale. Il datore di lavoro fornisce al lavoratore agile l’informativa in merito al trattamento dei dati personali e le istruzioni e indicazioni delle misure di sicurezza che il lavoratore deve osservare.

La comunicazione al Ministero  

Con il DM n. 149 del 22 agosto 2022 e relativi allegati sono state definite le modalità per assolvere agli obblighi di comunicazione delle informazioni relative all’accordo di lavoro agile ai sensi dell’articolo 23, comma 1, della Legge n. 81/2017, come recentemente modificato dall’articolo 41-bis del DL n. 73/2022, convertito, con modificazioni, dalla Legge n. 122/2022.

A tal fine, per tutti i datori di lavoro interessati – pubblici e privati – è disponibile dal 1° settembre l’apposito modulo attraverso il portale Servizi Lavoro, accessibile tramite autenticazione SPID e CIE.

Tale adempimento è previsto, a decorrere dal 1° settembre 2022, solo nel caso di nuovi accordi di lavoro agile o qualora si intenda procedere a modifiche (ivi comprese proroghe) di precedenti accordi. Restano valide le comunicazioni già effettuate secondo le modalità della disciplina previgente.

Termine in cui effettuare la comunicazione

Come precisato dal Ministero del Lavoro con Notizia del 26 agosto 2022, la comunicazione al Ministero deve essere effettuata dalle aziende entro cinque giorni dalla sottoscrizione dell’accordo individuale, ai sensi dell’articolo 4-bis, comma 5, del DL n. 181/2000, con le conseguenze sanzionatorie di cui all’articolo 19, comma 3, del DL n. 276/2003 (sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato), espressamente richiamato nel nuovo comma 1, ultimo periodo, dell’articolo 23 della Legge n. 81/2017.

In considerazione del fatto che la piena operatività della nuova procedura richiede, tra l’altro, anche l’adeguamento dei sistemi informatici dei datori di lavoro relativamente all’utilizzo dei servizi di invio delle comunicazioni, in sede di prima applicazione delle nuove modalità, l’obbligo della comunicazione potrà essere assolto entro il 1° novembre 2022.

Lavoratori con priorità per accesso al lavoro agile

Il D.Lgs. n. 105/2022, con decorrenza dal 13 agosto 2022, prevede il riconoscimento della priorità da parte dei datori di lavoro per gli accordi sull’esecuzione della prestazione di lavoro in modalità agile se richiesti dai lavoratori e dalle lavoratrici (art.4, D.lgs. 105/2022 modifica l’art. 18, L. 81/2017):

• con figli fino a 12 anni;
• con figli in condizioni di disabilità,
• con disabilità grave o qualificabili quali caregivers (art. 1, co., 255, L. 205/2017).

In aggiunta a quanto sopra, l’iter di conversione in legge del Decreto Aiuti-bis ha ora previsto la proroga fino al 31 dicembre del diritto allo Smart working totale per i lavoratori fragili e i genitori di figli fino a 14 anni, purché compatibile con l’attività lavorativa e non vi sia altro genitore beneficiario di ammortizzatori sociali o non lavoratore.

Cosa fare ora

Per le aziende interessate a proseguire con questa modalità di lavoro sarà quindi necessario, se non già fatto, predisporre gli accordi individuali ed inviare successiva comunicazione al Ministero.