Rimborsi spese e indennità per trasferte

Circolare n. 21-2021/Consulenza aziendale 

Nella presente circolare si illustrano le principali regole che disciplinano le trasferte per dipendenti e collaboratori. Si ricorda a tal proposito che per trasferta si intende una prestazione lavorativa svolta temporaneamente al di fuori dal Comune dove è ubicata la sede di lavoro del dipendente riportata nel contratto di assunzione.

Per i collaboratori, se la sede di lavoro non risulta definita si fa riferimento per convenzione al luogo di residenza del collaboratore stesso. 

Sommario

Sistemi per gestire i rimborsi per trasferte

1. Sistema analitico o a piè di lista

2. Sistema forfettario

3. Sistema misto

Indennità forfettarie e spese sostenute nel Comune della sede di lavoro

Condizioni e limiti di deducibilità per il datore di lavoro spese di vitto e alloggio

Lavoratori “TRASFERTISTI”

Documentazione

libro unico del lavoro – obbligo di indicazione dei rimborsi spese. 7

 

Sistemi per gestire i rimborsi per trasferte

 

Esistono 3 sistemi alternativi di rimborso delle spese sostenute da dipendenti e collaboratori in occasione di trasferte al di fuori del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro:

1.      analitico o a piè di lista;

2.      forfetario;

3.      misto.

 

Una volta scelto uno dei tre sistemi di rimborso, questo va applicato all’intera durata della trasferta.

È possibile scegliere di applicare un diverso sistema di rimborso per ciascuna trasferta.

1. Sistema analitico o a piè di lista

Consiste nel rimborso delle spese effettivamente sostenute e idoneamente documentate dal dipendente/collaboratore relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto. A queste si possono aggiungere altre spese (es. spese di parcheggio o altre spese non documentabili come mance o simili), nel limite di € 15,49 al giorno, elevato a € 25,82 per le trasferte all’estero.

Il trattamento fiscale per il datore di lavoro e il dipendente è di seguito analizzato:

Trattamento fiscale
Spese per vitto alloggio, parcheggio e altre spese non documentate	Dipendente/collaboratore	Datore di lavoro
Vitto e alloggio	Nessuna tassazione	Deducibili entro il limite di € 180,76 al giorno per le trasferte in Italia e di € 258,23 per quelle all’estero, sia ai fini delle imposte sui redditi che dell’IRAP. Eccedenza indeducibile al 100%
Spese di parcheggio documentate ed altre spese non documentate	Nessuna tassazione, nei limiti di € 15,49 in Italia e di € 25,82 all’estero.	Deducibili entro il limite di € 15,49 al giorno in Italia e di € 25,82 all’estero.
Spese di viaggio e trasporto	Dipendente/collaboratore	Datore di lavoro
Trasporto con mezzi pubblici (aereo, taxi, bus, treno, traghetto, metro), car sharing	Nessuna tassazione	Completamente deducibili.
Trasferta con propria autovettura: – rimborso chilometrico	Nessuna tassazione nei limiti delle tabelle ACI corrispondenti al veicolo (1)	Deducibili ai fini IRES/IRPEF nel limite massimo del costo di percorrenza calcolato in base alle tabelle ACI  Aci – calcolo costi km
Viaggio con autovettura a noleggio: –  tariffe di noleggio	Nessuna tassazione nei limiti delle tariffe pagate per il noleggio effettivo.	Deduzione nei limiti delle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel.

2. Sistema forfettario

Consiste nell’ erogazione di un’indennità di trasferta in misura fissa, in sostituzione delle spese sostenute dal collaboratore per vitto, alloggio e piccole spese.

È esente da imposte fino all’importo massimo di € 46,48 al giorno in Italia e di € 77,47 per trasferte all’estero.

Per la società gli importi erogati per tale indennità, sono deducibili ai fini delle imposte sui redditi, mentre sono indeducibili agli effetti dell’IRAP.

Sono rimborsabili in via analitica ed autonoma esclusivamente le spese di viaggio e trasporto.

Le eventuali spese di parcheggio sono assoggettate interamente a tassazione.

3. Sistema misto

Il rimborso misto rappresenta una combinazione dei due precedenti sistemi. Al dipendente o collaboratore spettano, entro certi limiti, l’indennità fissa forfettaria + il rimborso di alcune spese opportunamente documentate.

Come nel sistema forfettario, risultano rimborsabili in via analitica ed autonoma le spese di viaggio e trasporto ed interamente assoggettate a tassazione le spese di parcheggio.

 

Trattamento fiscale
Tipologia	Dipendente/collaboratore	Datore di lavoro
Indennità di trasferta integrale (include vitto, alloggio e altre spese)	Nessuna tassazione fino all’importo massimo di € 46,48 al giorno in Italia e di € 77,47 per trasferte all’estero.	Deducibile ai fini delle imposte sui redditi indeducibile agli effetti dell’IRAP.
Indennità di trasferta 2/3 + vitto oppure alloggio con sistema analitico (in alternativa il committente può fornire gratuitamente al lavoratore vitto e alloggio)	Nessuna tassazione fino all’importo massimo di € 30,96 al giorno in Italia e di € 54,65 per trasferte all’estero.	Deducibile ai fini delle imposte sui redditi, indeducibile agli effetti dell’IRAP.
Indennità di trasferta 1/3 + vitto + alloggio con sistema analitico (in alternativa il committente può fornire gratuitamente al lavoratore vitto e alloggio)	Nessuna tassazione fino all’importo massimo di € 15,49 al giorno in Italia e di € 25,82 per trasferte all’estero.	Deducibile ai fini delle imposte sui redditi, indeducibile agli effetti dell’IRAP.
N.B.: le spese di viaggio e trasporto sono ulteriormente rimborsabili in via analitica ed autonoma.

 

Indennità forfettarie e spese sostenute nel comune della sede di lavoro

Le indennità forfettarie riconosciute al dipendente per prestazioni effettuate entro il comune della sede di lavoro o i rimborsi di spese documentate sostenute nel medesimo territorio comunale (esclusi i rimborsi di spese di trasporto pubblico comprovate dai documenti del vettore: ticket bus, treno), sono tassabili al 100% in capo al percettore.

Per il datore di lavoro, tali rimborsi spese sono integralmente deducibili ai fini delle imposte sui redditi, mentre ai fini dell’IRAP sono deducibili solo i rimborsi erogati in relazione al rimborso analitico.

Condizioni e limiti di deducibilità per il datore di lavoro spese di vitto e alloggio

Spese di vitto e alloggio:

–          entro il Comune sede di lavoro: deducibile il 75% dell’imponibile della fattura, aumentato eventualmente dell’iva indetraibile; non è deducibile lo scontrino fiscale non parlante;

–          fuori dal Comune sede di lavoro: deducibile il 100% dell’imponibile della fattura, aumentato eventualmente dell’iva indetraibile.  Sono inoltre deducibili anche le spese di vitto e alloggio supportate da scontrino fiscale non parlante, ma solo nel caso in cui il dipendente/amministratore abbia adottato il metodo del rimborso analitico delle spese di trasferta fuori dal comune della sede, tramite compilazione di apposita nota spesa.

In entrambi i casi, l’iva è detraibile nel caso in cui il giustificativo di spesa sia rappresentato da fattura intestata al datore di lavoro e riporti nome e cognome del dipendente o del collaboratore fruitore

La deduzione del costo rimane il 75% sia se la spesa è anticipata dal dipendente, sia se pagata dalla società.

Le spese di trasporto con mezzi pubblici (aereo, taxi, bus, treno, traghetto, metro) sia entro che fuori comune sede di lavoro – sono deducibili al 100% se è esposto l’intestatario.

È inoltre ammessa la deduzione per giustificativi senza possibilità di nominativo (es. metro, bus), se la spesa è inserita in nota spese con rimborso analitico, senza limite per la deduzione.

Tutte le spese devono risultare inerenti, devono cioè avere un collegamento logico con luogo e data di trasferta.

Lavoratori “TRASFERTISTI”

I trasfertisti sono coloro che per contratto sono tenuti a lavorare in luoghi sempre diversi, per i quali non esiste una sede di lavoro contrattualmente stabilita da cui trasferirsi ed una trasferta specifica con i relativi rimborsi.

Rientrano in questa categoria i lavoratori per i quali sussistono contestualmente tutte le condizioni di seguito elencate:

·         mancata indicazione, nel contratto o nella lettera di assunzione, della sede di lavoro;

·         svolgimento di un’attività lavorativa che richiede la continua mobilità del dipendente;

·         corresponsione al dipendente, in relazione allo svolgimento dell’attività lavorativa in luoghi sempre variabili e diversi, di un’indennità o maggiorazione di retribuzione in misura fissa, attribuite senza distinguere se egli si è effettivamente recato in trasferta e dove questa si è svolta.

Le indennità e le maggiorazioni di retribuzione erogate ai trasfertisti, in relazione alle attività lavorative espletate in luoghi sempre variabili e diversi, sono imponibili al 50% e deducibili per l’azienda.

Documentazione

Le spese sostenute dal dipendente per le trasferte devono essere comprovate da documenti fiscalmente validi e di data certa (scontrino, ricevuta o fattura se richiesta dal datore di lavoro).

 

Le spese di viaggio e di trasporto con mezzi pubblici (treno, autobus, taxi) possono essere documentate attraverso i relativi biglietti o le ricevute del vettore, anche se anonimi.

In relazione alle spese di vitto e alloggio, e quelle rimborsabili in esenzione d’imposta fino a un importo massimo giornaliero di euro 15,49, non è necessaria l’intestazione al dipendente dei documenti stessi, essendo sufficiente che le spese stesse risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse e che siano attestate dal dipendente mediante nota spese riepilogativa.

Il dipendente è tenuto a rendicontare le spese con i documenti giustificativi comprovanti i pagamenti effettuati indipendentemente dal fatto che siano state sostenute con mezzi personali piuttosto che con mezzi di pagamento aziendali (carte di credito, di debito o ricaricabili dell’azienda).

Nella nota spese riepilogativa dovranno essere riportate dettagliatamente le tipologie di spesa e la trasferta a cui si riferiscono (es. visita cliente XXYY con sede a ZZ in data 00/00/00)

 

Libro unico del lavoro – obbligo di indicazione dei rimborsi spese

Ai fini dell’individuazione dei rimborsi spese da indicare nel LUL, non conta il mezzo di pagamento con cui i rimborsi vengono effettuati, bensì la qualità delle spese rimborsate.

Vanno riportate le somme da rimborsare, sia forfetariamente che in modalità analitica (note spese o rimborsi chilometrici), con l’esclusione di tutti i rimborsi che si riferiscono a documenti intestati direttamente all’azienda (quali, ad esempio, fatture per spese sostenute dal lavoratore in nome e per conto dell’azienda o carte carburanti). L’esclusione di tali rimborsi spese dalla registrazione nel Libro Unico ha un puro intento semplificativo, vale a dire di non duplicare registrazioni che possono trovare opportuno riscontro in scritture obbligatorie di carattere fiscale.

Rientrano tra le somme da registrare nel Libro obbligatorio anche i rimborsi cumulativi di spese effettuate dal dipendente in occasione di missioni collettive purché fiscalmente documentati a mezzo di fatture non intestate all’azienda, né nominativamente riferibili al singolo lavoratore.

Si evince che i rimborsi spese da registrare nel Libro Unico, sono comunque legati alla posizione del soggetto al quale devono essere restituite le somme versate in occasione dello svolgimento della prestazione lavorativa.

 

Nel caso degli amministratori, occorrerà prima di tutto considerare se gli stessi svolgono una prestazione di natura o meno autonoma e se percepiscono compensi. Nel caso di amministratori i cui compensi non sono attratti nei redditi di natura professionale e che percepiscono rimborsi spese, questi ultimi dovranno essere registrati nel Libro Unico con riferimento al momento del rimborso e cioè della contabilizzazione effettiva di dette spese (c.d. criterio di cassa).